De algemene voorwaarden (Terms and Conditions)
De terms and conditions of algemene voorwaarden zijn van toepassing op de overeenkomst die gesloten wordt tussen een softwareontwikkelaar en de opdrachtgever. De algemene voorwaarden zorgen ervoor dat mogelijke relevante juridische risico's die spelen bij de dienstverlening van de softwareontwikkelaar zijn afgedekt. Dit beschermt de softwareontwikkelaar wanneer het ontwikkelproces vertraging oploopt of de software niet gebruikt waarvoor het bedoeld is.
1. Betaling voor de softwareontwikkeling
Niet onbelangrijk zijn de voorwaarden over hoe en wanneer de opdrachtgever de softwareontwikkelaar moet betalen. Dit wordt opgenomen in het contract en staat ook in de voorwaarden. Het kan goed zijn dat een opdrachtgever in verschillende termijnen moet betalen aangezien de ontwikkeling ook vaak in verschillende fases gebeurt. In andere gevallen wordt er in één keer of op voorhand (deels) betaald. Bij het aanleveren van hostingpakketten of de registratie van een domeinnaam is het aan te raden om de opdrachtgever vooraf te laten betalen. Dit neemt u zo op in de algemene voorwaarden.
2. Hoeveelheid en omvang van de softwareontwikkeling
In de algemene voorwaarden neemt u op wat de omvang is van de opdracht. Wat wordt er wel en wat wordt niet ontwikkeld? Het is vaak moeilijk in te schatten hoeveel uur u precies nodig zult hebben om de software te ontwikkelen. Er kunnen zich bijvoorbeeld onvoorziene omstandigheden voordoen. Hoe hiermee om te gaan moet u vastleggen in de algemene voorwaarden. Zo bent u beschermd indien het aantal afgesproken uren overschreden wordt. Dit noemen we "meerwerk". U kan ook beperkingen opleggen van het aantal personen, accounts of apparaten dat kan inloggen op uw software. Maak duidelijk in de licentieovereenkomst wat de exacte situatie is waaraan uw klant en u zich binden. Verder is het aan te raden om op te nemen dat de klant verantwoordelijk is voor handelen en nalaten van de gebruikers. Hiervoor dient de klant de softwareleverancier vrij te waren.
Neem op tegen welk tarief dit meerwerk zal worden uitgevoerd. Denk ook aan onder welke voorwaarden de klant hiervoor dient te betalen en in welke gevallen de softwareontwikkelaar een tegemoetkoming doet. Het kan ook zijn dat u ervoor kiest om in bepaalde omstandigheden te opteren voor een aparte overeenkomst.
3. Intellectueel eigendomsrechten van de software
Wie is de eigenaar van de software? Dat is vaak een veel betwiste vraag. Om onduidelijkheden te vermijden en moeilijkheden te voorkomen is het belangrijk dat zeer uitgebreid op te nemen in uw algemene voorwaarden. De software op maat wordt in de meeste gevallen overgedragen aan de opdrachtgever. De opdrachtgever is dan de eigenaar en de verantwoordelijke voor de nieuwe app of software. Neem duidelijk en gedetailleerd op in de algemene voorwaarden wie de eigenaar is van welke (brond)code.
Wanneer u software overdraagt naar een nieuwe eigenaar dient dit steeds te gebeuren aan de hand van een overeenkomst. Deze dient getekend te worden door beide partijen, de softwareontwikkelaar en de nieuwe eigenaar. Indien er gebruikt gemaakt wordt van een standaardcode blijft deze in de meeste gevallen eigendom van de softwareontwikkelaar. Schrijf dus uit welk deel van de uiteindelijke broncode standaardcode is. Zo voorkomt u twijfels en discussies achteraf over eigendomsrechten.
4. Acceptatietest en oplevering van de software
Nieuwe software dient vaak goed getest te worden in verschillende fases. De softwareontwikkelaar test deze zelf maar vaak wil ook de opdrachtgever de nieuwe software of app uittesten.
De opdrachtgever wil vaak de bevoegdheid om tijdens het ontwikkelproces de software goed te keuren of af te wijzen. Dat is niet meer dan normaal aangezien de opdrachtgever betaalt voor de software en waarschijnlijk ook de eigenaar wordt.
We adviseren om op te nemen in de algemene voorwaarden wanneer en tot wanneer de nieuwe software of app getest kan worden. Is de termijn verstreken? Dan wordt de software automatisch goedgekeurd. Vervolgens dient u ook aan te geven welke termijn er nodig is om mogelijke fouten te herstellen.
Het opstellen van algemene voorwaarden
Door bovenstaande onderwerpen op te nemen in de algemene voorwaarden bij softwareontwikkeling kunt u juridische risico's, twijfels en discussies vermijden. De risico's voor de softwareontwikkelaar zijn beperkt indien er duidelijke voorwaarden worden toegevoegd aan een overeenkomst met een opdrachtgever. Het is verder aan te raden dat er expliciet aan de opdrachtgever duidelijk wordt gemaakt dat de terms and conditions van de softwareontwikkelaar van toepassing zijn op de overeenkomst.
Stel uw algemene voorwaarden op met behulp van een professional
Er zijn nog heel wat andere onderwerpen die moeten worden opgenomen in de algemene voorwaarden van softwareontwikkelaars. Bovenstaande tips helpen u alvast goed op weg. Neem contact op met VirtualCounsel om ondersteuning te krijgen bij het opstellen van algemene voorwaarden voor softwareontwikkelaars.
