De Europese Data Act, ook wel EU Data Act of Datawet genoemd, heeft als doel het gebruik en delen van data in de EU eerlijker en transparanter te maken. Voor aanbieders van Software as a Service (SaaS) brengt dit nieuwe verplichtingen met zich mee, vooral op het gebied van portabiliteit en migratie van klantdata.
Waarom portabiliteit centraal staat
Een belangrijk onderdeel van de Data Act is dat klanten niet langer gebonden mogen zijn aan één softwareleverancier zonder overstapmogelijkheid. Klanten moeten hun data eenvoudig kunnen meenemen naar een andere aanbieder. Voor SaaS-bedrijven betekent dit onder meer dat er een exportmogelijkheid moet zijn in een gestructureerd, machineleesbaar formaat, dat migratie technisch en contractueel niet geblokkeerd mag worden en dat duidelijk moet zijn welke data van de klant is en welke onderdelen, zoals broncode en algoritmes, daar niet onder vallen.
Contractduur en tussentijdse opzegging
Een veelvoorkomende misvatting is dat de Data Act klanten automatisch het recht geeft om een contract voortijdig te beëindigen. Dat is niet het geval. Heb je een contract van één of drie jaar waarin staat dat tussentijdse opzegging niet mogelijk is, dan blijft dat rechtsgeldig. Klanten hebben wel het recht om hun data te exporteren en ondersteuning bij migratie te krijgen, maar blijven contractueel gehouden aan de afgesproken looptijd en betalingen.
Wil je meer flexibiliteit bieden, dan kun je in de algemene voorwaarden een regeling opnemen voor tussentijdse beëindiging, bijvoorbeeld tegen betaling van een exit fee of zonder restitutie van vooruitbetaalde licentiekosten.
Kosten en aansprakelijkheid
De Data Act verplicht aanbieders niet om migratie gratis aan te bieden. Het is toegestaan om redelijke kosten in rekening te brengen voor de ondersteuning die nodig is bij data-export of migratie. Ook is het verstandig in de voorwaarden een beperking van aansprakelijkheid op te nemen, omdat er bij het overzetten van data altijd iets mis kan gaan.
Praktische aandachtspunten voor SaaS-leveranciers
- Controleer of klantdata al geëxporteerd kan worden in een geschikt formaat
- Herzie contracten en neem bepalingen op over portabiliteit, kosten en aansprakelijkheid
- Maak onderscheid tussen klantdata die exporteerbaar is en software of intellectueel eigendom die niet onder portabiliteit vallen
Conclusie
De Europese Data Act legt de basis voor meer transparantie en keuzevrijheid in de SaaS-markt. Voor softwareleveranciers betekent dit vooral dat portabiliteit goed geregeld moet zijn, maar niet dat contracten tussentijds zonder meer opengebroken hoeven te worden. Door voorwaarden aan te passen en technische processen in te richten op data-export voldoe je aan de wet en versterk je het vertrouwen van klanten.
